Beratung: QR-Code statt Einzahlungsscheine

Der Zahlungsverkehr ist im Wandel und soll harmonisiert werden. Die verschiedenen Standards, Verfahren, Formate und Einzahlungsscheine im Schweizer Zahlungsverkehr gehören bald der Vergangenheit an. In einem ersten Schritt wurde im Jahr 2018 der Zahlungsstandard ISO 20022 für das Überweisungsverfahren der Finanzinstitute eingeführt. Ab 1. Juli 2020 soll die neue QR-Rechnung alle heutigen Schweizer Einzahlungsscheine ersetzen.

Vorteile der QR-Rechnung

Die digital einlesbare QR-Rechnung soll das Erstellen und Bezahlen von Rechnungen erleichtern. Der Swiss-QR-Code enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen in digitaler Form. Erste QR-Rechnungen werden ab Mitte 2020 bei den Zahlungsempfängern eintreffen. Die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine sollen schrittweise von der Bildfläche verschwinden. Die für die Zahlung nötigen Informationen können mit dem Smartphone oder mit einem Lesegerät gescannt werden. Firmen können dank der zusätzlichen Rechnungsinformationen ihre Debitoren vollständig automatisieren. Zudem können die Rechnungen mit einem handelsüblichen Drucker auf Standardpapier mit Perforation gedruckt werden. Die QR-Rechnung hat folgende weitere Vorteile:

• Es gibt einen QR-Code für alle Zahlungsarten.
• Die IBAN ersetzt das Kontonummernformat.
• Der Automatisierungsgrad des Kreditorenprozesses wird gesteigert.
• Die Zahlungsabwicklung ist dank Scanning aller zahlungsrelevanten Daten effizienter.
• Es werden digitalen Zahlungen sowie Zahlungen am Postschalter unterstützt.

Noch analog unterwegs?

Rechnungsempfänger, welche noch nicht digital unterwegs sind, können ihre Zahlungen wie bis anhin am Postschalter vor nehmen oder mit einem Zahlungsauftrag beim Finanzinstitut einreichen. Die aktuell gültigen Einzahlungsscheine haben noch während zwei Jahren ­Gültigkeit. Es besteht darum keine Dringlichkeit, das Rechnungssystem für Debitorenrechnungen bereits auf den 30. Juni 2020 umzustellen.

Der Standard, welche Angaben auf eine QR-Rechnung gehören, wurde vor noch nicht allzu langer Zeit definiert. Infolgedessen hatten die Finanzinstitute und die Softwareanbieter wenig Vorlaufzeit, um die nötigen Vorkehrungen zu treffen und ausreichende Tests durchzuführen. Vermutlich werden darum Frühumstellter einen zusätzlichen Aufwand haben. Die meisten Softwareanbieter für Buchhaltungsprogramme werden die neuen QR-Rechnungen rechtzeitig mittels Update verarbeiten können.