Gut planen und anleiten hilft, entspannt zusammenzuarbeiten und die Gäste glücklich zu machen – zum Beispiel am 1.-August-Brunch

Für den Einsatz beim 1.-August-Brunch stehen Mitarbeitende, Freunde und Bekannte bereit. Alle sind motiviert, einen guten Job zu machen – aber es gibt Fragen über Fragen zum Wo, Was und Wie. Da sind klare Führung und eine durchdachte Organisation gefragt – unabhängig davon, wie die persönliche Beziehung zwischen Team und Betriebsleitung aussieht. Es geht um die professionelle Zusammenarbeit für einen erfolgreichen Anlass. 

Überblick behalten statt in der Abwaschküche versinken

Zur guten Vorbereitung gehören die Einsatz- und Personalplanung, ergänzt mit einem einfachen Notfallkonzept. Je nach Grösse des Anlasses ist es hilfreich, Postenverantwortungen zu definieren. Diese Personen behalten den Überblick bei ihrem Posten und führen ihr kleines Team in die Aufgaben ein. Die Postenchefs sind bei Bedarf in Kontakt mit der Betriebsleitung. Die Teams können dann zuverlässig arbeiten, wenn die Aufgaben klar, die Hilfsmittel vorbereitet und die Ansprechpersonen verfügbar sind. Wenn die Postverantwortliche überall und nirgends ist, ist es gleichermassen anstrengend für Gastgeber, Mitarbeitende und Gäste.

Checklisten und Fotos als praktisches Hilfsmittel

Übersichtlich gestaltete Checklisten mit Fotos wirken wie ein visuelles Drehbuch. Sie sorgen dafür, dass nichts vergessen wird und die Qualität sowie Hygiene‑ und Arbeitssicherheitsanforderungen eingehalten werden. Bei der Instruktion der Mitarbeitenden sind die Checklisten entlastend. Es wird klar, wie eine Arbeit ausgeführt werden soll, welche Resultate und Qualität erwartet werden, aber auch wie Hygieneanforderungen und Arbeitssicherheit umgesetzt sein sollen. Gleichzeitig gibt es ein gutes Gespür, ob der Mitarbeiter mit der Aufgabe klarkommt.

Ideen für die Optimierung von Abläufen oder Ergänzung von fehlendem Material können direkt auf der Checkliste notiert und beim nächsten Anlass umgesetzt werden. Checklisten werden schematisch mit Text gestaltet und können gut mit Fotos ergänzt werden:

• Material und Hilfsmittel für die Arbeit / den Ablauf / die Arbeitsstation
• Vorbereitung/Einrichtung Arbeitsplatz
• Arbeitsablauf: Was zuerst, was dann, Kriterien für die korrekte Ausführung
• Aufräumen/Reinigung: was, womit, wohin
• Wichtige Merkpunkte, die zu beachten sind (z. B. Hygiene, Temperaturen, Zeiten, Arbeitssicherheit etc.)
• Fotos ergänzen den Text (z. B. Einrichtung Buffet, fertiges Musterdessert)

Die Angst davor, dass die Kollegin oder der Kollege aus dem Turnverein sich nicht gerne sagen lässt, wie die Käseplatte angerichtet werden soll, ist meistens unbegründet. Die Helfenden wollen ihren Job gut machen und sind froh um klare Anweisungen, die zu einem guten Endergebnis führen.

Nach der Arbeit der verdiente Schlusspunkt

Für das gute Arbeitsklima vom Start bis zum Abschluss ist die Betriebsleitung zuständig. Sie setzt Grenzen und ist selbst Vorbild, wenn der Umgangston im Team nicht stimmt oder Gäste «über die Schnur» hauen.

Beim «Feierabendbier» nach dem Anlass ist der Austausch wichtig: Erlebnisse mit Gästen, Missgeschicke hinter den Kulissen, Dinge, die gut gelungen sind oder eben nicht. Im Vordergrund soll das Gefühl stehen, den Anlass gemeinsam gut gemeistert zu haben. Die Checklisten mit den Notizen werden gesammelt, positive Erfahrungen, aber auch Ideen für Verbesserungen werden besprochen und mit Fotos dokumentiert.