Viele Vereine haben dasselbe Problem: Die Suche nach Freiwilligen, die sich langfristig im Vorstand engagieren wollen, gestaltet sich zunehmend schwierig. Doch das können sie mit Anpassungen ändern, weiss Sämi Steiner, Geschäftsleiter bei Benevol Aargau, einer der regionalen Fachstellen für Freiwilligenarbeit. Im Auftrag des Verbands Bernischer Landfrauenvereine (VBL) erläuterte er interessierten Vorstandsfrauen, wie das gelingt.
Zunächst ist es wichtig, zu beachten, dass sich die Gesellschaft verändert. Langfristige Engagements sind nicht mehr beliebt. Die Gesellschaft tendiere bei der Freiwilligenarbeit vermehrt zu projektorientierten, zeitlich begrenzten und flexiblen Einsätzen. Gewünscht seien klar definierte, interessante und sinnvolle Aufgaben.
In vielen Vereinen bleiben jedoch die Strukturen mit Präsidium und mehreren Vorstandsmitgliedern bestehen. Unter denen sind die Aufgaben über Jahre hinweg mehr oder weniger klar verteilt. Von vornherein machte Steiner deutlich: «Einen Verein, der nicht bereit ist, sich zu verändern, braucht es nicht mehr.»
Oft sei auch der Hinweis zu hören: «Nein, dies und das dürfen wir doch nicht ändern.» Doch genau das ist möglich. Denn das Gesetz macht nur sehr wenige Vorschriften (siehe Kasten).
Was vorgeschrieben ist und was nicht
Ein Verein kann alte Zöpfe abschneiden und sich verändern. Der Referent Sämi Steiner betont, dass viele Personen falsche Vorstellungen einer Vereinsführung haben. Denn trotz anderslautender landläufiger Meinungen macht das Gesetz nur sehr wenige Vorgaben. Das ist gemäss Zivilgesetzbuch (ZGB, Art. 60 bis 79) für einen Verein zwingend:
- Vorstand, jedoch ohne vorgegebene Anzahl Mitglieder
- Statuten
- Mitgliederversammlung
- Rechnungsführung als Vorstands-, nicht als Einzelaufgabe
Wie viele Vorstandsmitglieder ein Verein haben muss, ist nicht vorgeschrieben. Im Gesetz steht nirgends geschrieben, dass Vorstandsmitglieder zwingend Mitglied im Verein sein müssen. Auch dass ein Präsidium, ein Kassier sowie Rechnungsrevisorinnen vorhanden sein müssen, ein Mitgliederbeitrag eingezogen oder das Budget durch die Mitgliederversammlung genehmigt werden muss, ist im Gesetz nirgends festgehalten. Diese Punkte sind jedoch meist in den Statuten geregelt. Sie können einfach durch eine Statutenänderung angepasst werden. Diese muss jedoch von der Versammlung genehmigt werden, erklärt der Referent.
Décharge erteilen
Bei der Rechnungsführung verhalte es sich so, dass der Vorstand für die korrekte Rechnung hafte, nicht die Einzelperson, die die Rechnung führt. Bei «Vitamin B», der Fachstelle für Vereine, heisst es dazu: «Décharge bedeutet Entlastung. Die Mitgliederversammlung erteilt dem Vorstand oder den einzelnen Vorstandsmitgliedern mit Genehmigung des Geschäftsberichts und der Jahresrechnung Entlastung für die Geschäftsführung. Der Vorstand haftet ab diesem Moment nicht mehr dem Verein gegenüber für seine Handlungen. Dies gilt aber nur für Fakten, welche den Mitgliedern bekannt sind, und auch nicht für Haftansprüche Dritter, für die allenfalls der Verein oder der Vorstand verantwortlich gemacht werden kann.»
Statuten anpassen
Sämi Steiner betonte, dass die Statuten die Vereinsgrundlage bedeuten. Sie können jederzeit und relativ rasch von der Vereinsversammlung verändert werden. Wenn etwa in den Statuten fünf Vorstandsmitglieder vorgesehen sind, die Arbeit aber auch von dreien bewältigt werden könnte, sollen die Statuten angepasst werden. Der Referent empfiehlt zudem, dass die Ressortverteilung nicht Teil der Statuten ist. Der Satz «Der Vorstand konstituiert sich selbst» bietet viel mehr Handlungsspielraum.
Den Vorstand entlasten
Sämi Steiner hat die Erfahrung gemacht, dass sich Aufgaben eines Vorstands meist anhäufen. Es lohnt sich daher, zu überlegen, ob all diese Aufgaben wirklich vom Vorstand getragen werden müssen. «Wenn die Vorstandsarbeit aufgrund der Fülle abschreckend wirkt, müssen Aufgaben hinausgegeben werden, damit die Freiwilligenarbeit attraktiver wird», machte der Referent deutlich. Auch dass als Erstes ein Eintritt in den Verein und somit eine langfristige Verpflichtung vorausgesetzt werden, wirke für viele Junge abschreckend, weiss der Referent. «Ein Mitmachen ohne Mitgliedschaft muss zunächst möglich sein», machte er deutlich. Die Jungen sollen mit zeitlich flexiblen und begrenzten Einsätzen reingeholt werden und bleiben dann im besten Fall später.
So könne etwa ein Anlass im Jahreskalender des Vereins von einer anderen Gruppe, als dem Vorstand organisiert werden. Dabei ergäbe es Sinn, wenn eine Verbindungsperson zum Vorstand bestehe. Da dieses Engagement zeitlich begrenzt ist, sei es einfacher, dafür externe Personen zu finden. Zudem wird der Vorstand zeitlich entlastet.
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Um erfolgreich bei der Suche nach neuen Vorstandsmitgliedern zu sein, ist die langfristige Planung zentral. Sämi Steiner rät allen Vorstandsmitgliedern, ihren Rücktritt so früh wie möglich und konkret mit klarer Endzeit zu kommunizieren. Der Satz: «Ich mache nur noch, bis eine Nachfolge gefunden ist», muss vermieden werden. Zudem soll der Suchradius erweitert und auch Personen angefragt werden, von denen man nicht denkt, dass sie mitmachen. Das kann mitunter zu Überraschungen führen. Bei der Suche hilft Folgendes:
- Personen suchen Personen, und zwar für konkrete Aufgaben.
- Erzählen, was einen selbst motivierte, Erfolgsgeschichten verraten.
- Den Sinn hinter der Arbeit vermitteln.
- Nicht Personen suchen lassen, die von der Vereinsarbeit frustriert sind.
- Nebst persönlicher Suche auch eine öffentliche Ausschreibung in Vereinsmedien, dem Gemeindeblatt oder dem Amtsanzeiger vornehmen.
Die Antwort auf «keine Zeit»
Ein Argument von Angefragten kann sein: «Ich habe keine Zeit.» Dies muss man nicht einfach so hinnehmen. Eine mögliche Reaktion darauf kann laut Sämi Steiner sein: «Ja, das habe ich auch mal gedacht. Dann habe ich festgestellt, dass mir diese investierte Zeit auch viel gibt. Was hast du das Gefühl, wie viel Zeit wir denn im Vorstand investieren müssen?»
Danke sagen, nicht vergessen
Essenziell ist laut Sämi Steiner die Wertschätzung. «Sie ist die Währung der Freiwilligenarbeit und kann nie zu viel sein», betont er. Aber sie muss ehrlich sein. Bei der Wertschätzung dürfen auch die Kassiererin, die Revisorin und die Präsidentin nicht vergessen werden. «Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass jemand das Gefühl bekommt: ‹Ich engagiere mich, aber es sieht niemand›», betonte Sämi Steiner mit Nachdruck.
