Suchen kostet Geld
Zeitfresser Nummer eins bei der Büroarbeit ist die Suche nach Dokumenten. Und das geht ins Geld. Denn sucht ein Landwirt jede Woche eine Stunde nach Unterlagen, summiert sich das auf über 1000 Franken pro Jahr.
Die Rechnung dazu:
Stundenlohn 25 Franken (Annahme gemäss Richtlöhnen 2025: Landwirt mit BLS, über 5 Jahre Berufserfahrung, Bruttolohn Fr. 5610.– , 227 Arbeitsstunden/Monat)
Unterlagen suchen: 1 Stunde pro Woche ergibt 4 Stunden pro Monat
Total 1200 Franken pro Jahr
Abhilfe schaffen zum Beispiel drei Körbe:
- Posteingang, zu erledigen
- laufend, in Arbeit
- erledigt: an den richtigen Ort ablegen
Davon lässt sich einiges delegieren: Die Post sortieren und Unnötiges sofort entsorgen. Wenn Rechnungen bezahlt sind, werden sie in (physische oder digitale) Ordner sortiert mit dem Vermerk «Bezahlt am …».
Wissensplattform, Kurse und Beratung
Bernd Robbert hat eine Übersicht über «Büroorganisation ohne Papier» verfasst und mit einer Liste nützlicher Apps für Landwirtschaft und Familie ergänzt
Der Beitrag gehört zur Smart-Farming-Wissensplattform des LZ St. Gallen.
Die landwirtschaftlichen Schulen bieten verschiedene Kurse zum Thema «Papierloses Büro» an.
Prioritäten setzen
Ein einfaches Mittel ist die 60:40-Regel. Dabei sind 60 Prozent der Zeit fest verplant. 40 Prozent sind Puffer für Unvorhergesehenes. Wer einen Puffer hat, hat weniger Stress!
Beim Priorisieren ist die ABC-Methode hilfreich.
Sieben Ordner im Computer
Bernd Robbert rät zu einer klaren Systematik bei der Dateiablage. Wichtig ist, das System einmal festzulegen und konsequent beizubehalten. Bewährt hat sich das Sieben-Ordner-System: Auf drei Ebenen gibt es jeweils höchstens sieben Ordner, das ergibt ganze 343 Ordner. Die oberste Ebene umfasst zum Beispiel die Betriebszweige, darunter folgen bis zu sieben Unterordner (z. B. Rechnungen oder Planung).
Wie heisst meine Datei?
Um die Suche zu erleichtern, müssen Dateien konsequent angeschrieben werden. Bernd Robbert schlägt vier Elemente vor:
- Art des Dokuments (z. B. Vertrag)
- Inhalt (Vertrag_Haftpflicht)
- Version (Vertrag_Haftpflicht_5)
- Datum (Vertrag_Haftpflicht_5_20251029)
Licht, Luft, Lärm
Zu einem vernünftigen Arbeitsplatz gehören:
- Licht: Eine gute Beleuchtung und im Idealfall ein Fenster.
- Luft: Das Büro darf keine Abstellkammer sein. Ist der Raum schlecht durchlüftet, fühlt man sich nicht wohl und erledigt die Arbeit weniger gern und weniger effizient.
- Lärm: Ist der Geräuschpegel zu hoch, erschwert das die Arbeit massiv.
Pausen für den Kopf
Bernd Robbert rät, auch bei der Büroarbeit regelmässig Pause zu machen. Und diese nicht für den Blick aufs Smartphone zu nutzen, sondern dazu, entweder kurz nach draussen zu gehen oder einige Minuten ins Grüne zu schauen. Das entspannt die Augen.
Sinnvoll sind kurze Pausen nach 20 Minuten und eine etwas längere nach drei 20-Minuten-Einheiten.
Ergonomie im Büro
«Im Traktor haben wir mittlerweile luftgefederte Sitze, Klimaanlage und LED-Beleuchtung: Im Büro muss es nicht immer ein alter Holzstuhl sein», sagt Matthias Schick vom Strickhof.
Bernd Robbert vom LZ St. Gallen weist darauf hin, dass «Stuhl und Tisch zur Person passen müssen». Sprich: ein richtiger Bürostuhl, der korrekt eingestellt ist. Angenehmes Arbeiten ist nur möglich, wenn das Büro ergonomisch eingerichtet ist und die Arbeit keine Rückenschmerzen verursacht.
Quellen
- Bernd Robbert, Lehrer und Berater am LZ St. Gallen - Hanspeter Lauper, Lohnunternehmer, Wiler/Seedorf - Matthias Schick, Bereichsleitung Tierhaltung & Milchwirtschaft, Strickhof
