Kurz im Büro, lang im Stall oder auf dem Feld: Das ist wohl das Ziel jedes Landwirts und jeder Landwirtin. Doch ohne Büroarbeit geht es nicht. «Wer speditiv arbeiten will, darf nicht lange suchen», sagt Bernd Robbert. Er ist Lehrer und Berater am Landwirtschaftlichen Zentrum St. Gallen im Bereich Landtechnik, Digitalisierung, Smart Farming und Emissions-Abstandsberechnung.
Es seien banale Dinge, die die Arbeiten erschweren: Wo ist der Kugelschreiber? Wie war der Name der Datei mit der Fruchtfolgeplanung?
«Routine gibt auch bei der Büroarbeit Sicherheit.»
Bernd Robbert, LZ St. Gallen
Robbert rät zu Ordnung, vor allem, wenn das Betriebsbüro neu aufgebaut wird: «Der Schreibtisch ist eine Arbeitsfläche und kein Ablageort.» Was braucht es, was muss (physisch) in Ordner abgelegt werden und was kann weg? Hanspeter Lauper, Geschäftsführer des Lohnunternehmens Landag in Wiler/Seedorf BE ist ein Vorreiter. Nicht nur in der Direktsaat, sondern auch in der Digitalisierung. In seinem Büro gibt es kaum mehr Papier. «Bin ich draussen unterwegs, habe ich aber einen Notizblock dabei», berichtet er. Der Notizblock muss in die Hosentasche passen. Was er darauf notiert, landet in den Unterlagen zu den jeweiligen Kunden oder Lieferanten, sobald er wieder im Büro ist. Je nach Auslastung passiert dies direkt mit dem Handy.
Die Handgriffe im Büro müssen sitzen wie die Abläufe im Stall
«Ich habe viele Systeme getestet», sagt er. Sein Fazit: Informationen so rasch wie möglich erledigen, löschen oder sauber in ein einziges System packen. Bei ihm passt ein digitales System. Seine Dateien schreibt er nach der amerikanischen Methode an: Jahr, Monat, Tag, also 251029 für den 29. Oktober 2025. «Ich kann mich gut an der Zeitachse erinnern, was ich wann gemacht habe.» Die Ordnerstruktur der Landag ist konsequent dem Organigramm des Betriebs angepasst.
Und ganz grundsätzlich: «Lasst den Berg nicht zu hoch werden», rät Hanspeter Lauper seinen BerufskollegInnen. Klare Abläufe schaffen Struktur, genau wie im Stall, wo auch jeder Handgriff sitzt: Wieso nicht fix eine Stunde pro Woche einplanen, die der Büroarbeit gehört? Routine gebe Sicherheit, ist Bernd Robbert überzeugt: «Wer ins Auto einsteigt, legt auch einfach den Gurt an und überlegt nicht vorher.»
«Lasst den Papierberg im Büro nicht zu hoch werden.»
Hanspeter Lauper, Lohnunternehmer
Zur Administration gehören alle Prozesse, die dazu dienen, dass der Betrieb wirtschaftlich läuft. Das sind die Finanzen (Rechnungen, Buchhaltung, Löhne, Versicherungen) ebenso wie die Dokumente, die zum Betrieb gehören (Lieferscheine, Verträge), die Korrespondenz (mit Ämtern oder Lieferanten) und die Planung (Fruchtfolge, Bauvorhaben, Investitionen, Weiterbildungen). Bewährt habe sich, zuerst einige Aufgaben zu erledigen, die einfach sind. «Das motiviert, danach längere, anspruchsvolle Arbeiten anzugehen», sagt Robbert. Wer sehe, dass etwas vorangehe, bleibe eher dran.
Sinnvoll sei auch, Arbeiten zu delegieren: Jemand in der Familie ist dafür zuständig, dass die Post vorsortiert wird und Unnötiges im Altpapier landet. «Und wenn jemandem etwa Buchhaltung nicht liegt, kann es klug sein, den Bereich abzugeben.»
Gute Planung und feste Zeiten für Arbeit und Büro
Matthias Schick vom Strickhof rät vor allem zu guter Planung bei der Arbeit und zu festen Zeiten für die Büroarbeit und die Planung. Die Digitalisierung bei der Planung ist für ihn kein Erfolgsrezept. Sie unterstütze, sollte aber behutsam und mit Augenmass eingesetzt werden. «Wer bisher erfolgreich auf einem Blatt Papier, mit einem Notizbuch oder einer Stalltafel geplant hat, sollte nicht einfach alles digitalisieren.»
Er sieht durchaus Vorteile: «Der digitale Kalender erinnert uns aktiv an etwas, das kann Dieselbestellen, Klauenpflege oder der Geburtstag der Schwiegermutter sein.» Die Nachteile lägen bei der Reizüberflutung, wenn dann auf einmal alle fünf Minuten eine Erinnerung erfolge, so Schick.
«Digitalisierung unterstützt, wenn sie behutsam eingesetzt wird.»
Matthias Schick, Strickhof
Bernd Robbert beobachtet, dass LandwirtInnen digital durchaus fit sind, zum Beispiel, wenn es darum geht, Daten aus dem Melkroboter zu analysieren. «Das sind Daten, deren Sinn sofort ersichtlich ist.» Begleitet er dann aber die BetriebsleiterInnen vom Stall- ins Betriebsbüro, sehe es oft anders aus: Es fehle die Musse, konsequent zu digitalisieren.
Möglicherweise ist das gar nicht für jeden Betrieb nötig: Robbert ist zum Beispiel überzeugt, dass es (physische) Ordner nach wie vor braucht – einfach weniger als früher. Er rät wie Matthias Schick, sich für eine Umstellung genügend Zeit zu nehmen. «Das sind Überlegungen für die ruhige Zeit im Winter.» Wer im März beginne, mit einem neuen Programm zu arbeiten, wolle plötzlich raus aufs Feld – dann bleibe keine Zeit mehr, um sich eine Ordnerstruktur oder die Benennung von Daten zu überlegen.
Zukunftsmusik: eine Plattform, die alle Betriebszweige abbildet
Wer sich an ein Farm-Management-Information-System (FMIS) heranwagt, wünscht sich vermutlich eine Plattform, die sämtliche Betriebszweige abbildet. Das gibt es noch nicht, und Robbert hält es für unrealistisch, dass ein allumfassendes System in naher Zukunft auf den Markt kommt. Wer sich aber für bestehende Hilfsmittel interessiert, findet bei den landwirtschaftlichen Schulen Unterstützung.
Die Arbeit strukturieren und rationeller gestalten
Durch den Einsatz von Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedure SOP) kann die Arbeit auf dem Landwirtschaftsbetrieb strukturierter und rationeller erfolgen. Neben dem Alltag kommen die SOP auch bei Ausnahmesituationen zur Anwendung: Wird für alle relevanten Arbeitsroutinen eine SOP erstellt, entsteht daraus ein Notfallhandbuch. Mit dessen Hilfe kann zum Beispiel ein Betriebshelfer alle Arbeiten alleine erledigen. Matthias Schick erklärt, wie er eine Standardarbeitsweise erarbeitet: - Schritt 1 (Zielsetzung): Zuerst werden die Ziele festgelegt, zum Beispiel ein reduzierter Arbeitszeitbedarf beim Melken. Wichtig ist, dass die Ziele messbar, erreichbar und kontrollierbar sind. Ein messbares Ziel kann zum Beispiel so definiert sein: «Der Arbeitszeitbedarf für das Melken wird durch die Einführung einer SOP innerhalb von 6 Monaten um 15 Minuten reduziert.» - Schritt 2 (Dokumentation): Dann folgt die Dokumentation der Arbeit. Um die Beschreibung zu vereinfachen, empfiehlt es sich, die Arbeit in Teilschritte aufzuteilen (z. B. Melkstand vorbereiten, Melken, Melkstandnachbereitung, -reinigung). Die Teilschritte werden genau beschrieben. Hierzu können auch kurze Videos angefertigt werden. Dies ist insbesondere bei fremdsprachigen Mitarbeitenden von Vorteil. - Schritt 3 (Entwurf): Jetzt wird der Entwurf der SOP am Arbeitsort aufgehängt und mit allen Beteiligten besprochen. Damit folgt eine erste Standardisierung. - Schritt 4 (Aussensicht): Nun wird die SOP zur Bewertung an einen Berater oder auch Kollegen (z. B. im Arbeitskreis) gegeben. Das setzt einen weiteren Optimierungsprozess in Gang und bringt vor allem eine Aussensicht. - Schritt 5 (Probephase): Als Nächstes wird die SOP mit Erstellungsdatum direkt am Arbeitsplatz (z. B. im Melkstand) gut sichtbar aufgehängt und ausprobiert. Auch hier können wieder Anpassungen und Verbesserungsideen eingebracht werden. Die SOP beginnt zu wirken, weil die beteiligten Personen die vorgegebenen Arbeitsschritte genau ausführen. Neue Mitarbeiter können rasch in die Arbeit eingewiesen werden. - Schritt 6 (Platzierung): Die «fertige» SOP wird in einem eigenen Ordner (Papier und/oder digital) abgelegt und steht dort für alle zur Verfügung. Es empfiehlt sich, jede SOP mindestens jährlich zu überprüfen und zu aktualisieren.
