1. Braucht es die Sitzung?

„Jede nicht durchgeführte Sitzung ist ein enormer Produktivitätsgewinn“, sagt Benedikt Weibel. Wie Weibel ausführt, macht es dabei einen Unterschied, ob man die Lage abspricht oder eine neue Idee entwickelt. Eine Verwaltungsratssitzung oder die tägliche Lagekonferenz sind formeller als ein ad-hoc-Meeting um ein akutes Problem zu lösen. Generell plädiert Weibel für kürzere Sitzungen „wobei die Kadenz durchaus erhöht werden kann.“ Dadurch kann in jeder Sitzung auf ein oder zwei Probleme eingegangen werden. Endlose Debatten, die ausufern, können allerdings vermieden werden.

2. Muss man sich Treffen?

Mit der modernen Technik kann eine Sitzung auch durchgeführt werden, ohne dass sich die Teilnehmer treffen müssen. Telefonkonferenzen, Skype-Konferenzen, Videokonferenzen – alles ist möglich. „Um bei einer Telefon- oder Videokonferenz wirklich voran zu kommen, muss man die Leute gut kennen“, findet Weibel. Das tatsächliche Treffen ist demnach bei komplexen und schwierigen Themen eher angezeigt, als bei kurzen Absprachen zum weiteren Vorgehen.

 3. Ist die Sitzung vorbereitet?

Je formeller die Sitzung, umso wichtiger ist die Vorbereitung. Die Traktandenliste gliedert sich in der Regel in drei Schwerpunkte, die behandelt werden: Aktuelle Situation und Ausgangslage, Anträge und Entscheidungen, sowie Aussprache bzw. Varia. Während im ersten Teil der Sitzung der Stand der Dinge zusammengefasst wird, können im zweiten Teil der Sitzungen Entscheide gefällt werden. „Komplexe Geschäfte darf man nie als Antrag in ein Entscheidungsgremium bringen“, sagt Weibel. Zuerst müsse die Entscheidung vorbereitet, eine erste Diskussion geführt werden. Dazu ist der dritte Block einer Sitzung da.

Ob, wie und in welcher Frist die Unterlagen den Teilnehmenden zugestellt werden, regelt das Organisationsreglement. Wichtig aus Sicht von Weibel ist, dass bei Entscheidungsgrundlagen nur die wesentlichen Punkte zusammengefasst werden.

Gerade bei grösseren Sitzungen kann es sich lohnen, sich an einem neutralen Ort zu treffen. Sicher ist dafür zu sorgen, dass man für die Sitzung genügend Platz hat.

Das Protokoll soll so rasch wie möglich nach der Sitzung verteilt werden. „Beschlüsse und Verantwortlichkeiten sind darin festzuhalten“, findet Weibel.

4. Sind alle Teilnehmenden nötig?

Grundsätzlich müssen nur die Leute eingeladen werden, die von den behandelten Traktanden betroffen sind. Gerade in Geschäftsleitungssitzungen gehören daneben häufig noch zwei weitere Personen dazu: der Kommunikationschef sowie der Sekretär, der die Protokolle schreibt. Bei Telefonkonferenzen beschränkt sich das Feld auf maximal sechs Teilnehmer mit Sitzungsdisziplin.

 5. Hat der Sitzungsleiter die nötigen Qualitäten?

Der Sitzungsleiter muss nicht nur eine eher passive Rolle und eine moderierende Funktion übernehmen, sondern er muss auch Integrativ wirken. Das heisst, der Sitzungsleiter muss laut Weibel auch bei unterschiedlichen Meinungen in der Lage sein, den gemeinsamen Nenner zu finden. „Ein Sitzungsleiter muss Muster erkennen“, sagt Weibel. Erkennt der Sitzungsleiter die Struktur eines Themas bzw. kann er dem Thema eine Struktur geben, macht das eine fokussierte und konzentrierte Diskussion möglich. Dazu ist es unumgänglich, dass der Sitzungsleiter etwas von der Sache versteht.

In der Diskussion muss der Leiter auf die einzelnen Teilnehmer eingehen können. „Manchmal muss man die Leute etwas bremsen, manchmal etwas ermuntern“, findet Weibel. Wichtig ist am Ende, dass die relevanten Themen diskutiert werden und nicht Redezeit für unnötiges Schattenboxen aufgewendet wird. 

6. Werden Resultate erzielt?

Wichtig ist nicht unbedingt, dass aus jeder Sitzung prägnante Synthesen und Aufträge resultieren. Sondern dass am Ende das Gefühl bestehen bleibt, etwas Nützliches getan zu haben. „Wenn am Ende jeder, der rausgeht am Ende motiviert ist, die Dinge anzupacken, die er anpacken muss, dann war die Sitzung erfolgreich“, findet Weibel.

 

Eine gute Sitzung ist demnach:

  • notwendig,
  • gut vorbereitet,
  • beschränkt sich auf die Teilnehmer, die etwas zu sagen haben,
  • ist straff geführt,
  • führt zu prägnanten Synthesen und Aufträgen,
  • hinterlässt das Gefühl, etwas Nützliches getan zu haben

 

Aus dem Workshop „Sitzungsmanagement: Sitzungen effizient vorbereiten und leiten.“ Durchgeführt von Benedikt Weibel am Swiss Agro Forum vom 9. September 2016 in Bern. 

 

hja