Management
Publiziert: 21.03.2016 / 10:55
Zeit sparen mit dem digitalen Büro

Gaby und Franz Müller hatten die Nase voll von Rapporten auf Papier. Sie stiegen auf ein digitales Rapportierungssystem um und ziehen nach dem ersten Jahr eine positive Bilanz. «die grüne» hat Müllers besucht und mit ihnen über ihre Erfahrungen gesprochen.

Im Herbst nach der Maisernte jedes Jahr das gleiche Bild: Stapel mit Rapporten, Zetteln, Unterlagen. Gaby Müller am Computer, Franz Müller steht daneben. «Da waren Rapporte nicht vollständig ausgefüllt oder unleserlich geschrieben.» Wie es halt so geht, im Eifer des Gefechts.

Franz Müller habe pro Jahr etliche Tage im Büro mitgeholfen, gerade im Herbst sei es enorm gewesen. «Und jeden Herbst haben wir wieder diskutiert: Das kann es doch nicht sein. Wir brauchen ein System, das ‹verhebt›». So ging das über einige Jahre.

Der Betrieb ist komplizierter als gedacht

Im Januar 2015 war es dann so weit: Die Diskussion mit Viktor Schmid von der Martha Software AG aus Gipf-Oberfrick AG dauerte den ganzen Nachmittag. Schmid notierte alle Prozesse: die verschiedenen Arbeiten des Lohnbetriebs, bei welchen Arbeiten welche Eingaben gemacht werden müssen, das hinterlegte Tarifsystem.

Am Schluss sagte Franz Müller: «Ich dachte, wir haben einen kleineren Lohnbetrieb. Aber wenn ich das anschaue, dann ist er sehr kompliziert.» Das sei immer so, erzählt Viktor Schmid, die Leute seien sich nicht bewusst, wie komplex ihre Betriebe seien. «Und alle diese komplizierten Zusammenhänge sind meist im Kopf vom Chef.» Das erschwere es den Mitarbeitenden häufig, effizient mitzuarbeiten. «Ausserdem: Stellen Sie sich vor, der Chef fällt aus.»

Die Rapporte sind jeden Abend im System

Zu Beginn der Güllesaison im Frühling war es so weit: Müllers begannen, mit dem elektronischen Rapportierungssystem der Martha Software zu arbeiten. Wer mit einer Maschine unterwegs ist, hat ein Tablet dabei.

Gaby Müller weist die Aufträge zu, per W-Lan werden sie auf die Tablets gesendet. Die Fahrer füllen unterwegs die Rapporte aus. Wenn sie abends auf den Betrieb zurückkommen und die Tablets ins Büro bringen, werden die Rapporte wiederum per W-Lan ins System übertragen.

Auch die Arbeitszeit erfassen die Mitarbeitenden über die Tablets. «Wir reden natürlich nach wie vor zusammen», stellt Gaby Müller klar. Aber gerade zu Hochbetriebszeiten, zum Beispiel beim Pressen, könne das System auch zur Planung verwendet werden.

«Wir arbeiten nicht mit den privaten Smartphones»

Sechs Tablets haben Müllers auf dem Betrieb. «Wir haben uns dagegen entschieden, die privaten Smartphones der Mitarbeitenden einzubeziehen», erklärt Franz Müller. Auch Viktor Schmid ist dieser Meinung: Bei Martha Software wird grundsätzlich nicht mit den privaten Geräten gearbeitet. «Die Geräte gehören dem Betrieb und werden zum Gebrauch ausgehändigt», erklärt der Computer-Fachmann.

Ausserdem sei es auf dem kleinen Handybildschirm unpraktisch, komplexere Rapporte auszufüllen. Die Tablets verfügen nicht über eine SIM-Karte, daher können sie auch nur für die Rapporte verwendet werden. Mit der Technik habe es in diesem ersten Jahr keine Probleme gegeben. Auch nicht mit der Batterie.

Die Geräte laufen mehrere Tage und werden bei Bedarf am Abend eingesteckt. Die Chauffeure müssen ohnehin abends ins Büro zurückkommen, damit die Rapporte über W-Lan ins System gelangen.

Auch weniger computer-affine Menschen schaffen den Umstieg

«Wir haben schnell gemerkt, wie praktisch es ist, mit dem Tablet zu arbeiten.» Ausserdem sei mit dem Güllen viel gelaufen, damit hätten sie sich schnell in das System eingearbeitet. Die jungen Mitarbeitenden hätten sich am schnellsten an das neue System gewöhnt, erzählen Müllers. «Am schwierigsten war es wohl für mich», sagt Franz Müller. «Ich bin nicht so der Computer-Mensch.» Aber trotzdem: Es habe gut geklappt.

Die Büroarbeit hat sich merklich verringert

Das Rapportieren auf dem Tablet folgt einem strikten Schema. Wenn die nötigen Informationen nicht eingetragen sind, kann man den Eintrag nicht abschliessen. Das System macht einen auf Fehler aufmerksam: Wenn zum Beispiel die ausgebrachte Güllemenge keinen Sinn ergibt. «Daran muss man sich gewöhnen», erzählt Franz Müller.

Für spezielle Fälle gibt es eine Kommentarfunktion. Zum Beispiel, wenn etwas Ungewöhnliches vorgefallen ist oder wenn ein Eintrag einer Erläuterung bedarf. Während Franz Müller in früheren Jahren jährlich mehrere Tage bei der Büroarbeit geholfen hatte, weil die Rapporte unklar oder unvollständig gewesen waren, war er dieses Jahr kaum einen ganzen Tag mit dabei.

«Die Büroarbeit hat sich wirklich merklich verringert», sagt Gaby Müller. «Es macht einen grossen Unterschied, ob ich die Rechnungen wie vorher quasi von Hand schreibe oder ob ich sie jetzt per Knopfdruck erstelle.»

«Wir hätten nicht gedacht, dass wir so viel Zeit sparen»

Vor der Einführung des neuen Systems haben sich Gaby und Franz Müller oft gefragt: Brauchen wir so ein System? Lohnt sich das? Heute sind sie sich einig. Ja, es lohnt sich! «Früher war viel verloren, wenn ein Rapportzettel verloren ging», so ein erster Grund. Oder die Rapporte waren nicht vollständig ausgefüllt.

«Während der Saison war das kein Problem, aber wenn weniger lief, dachten wir uns wohl oft, das schreibe ich später auf.» Ausserdem seien die Zettel nicht kontinuierlich im Büro eingetroffen, sondern nur ab und zu und dann gleich stapelweise. «Das war für mich im Büro unpraktisch», sagt Gaby Müller.

Zweitens hätten sie nicht gedacht, dass die Zeitersparnis so gross sei, geben beide zu. Es sei schwierig, dafür eine Zahl zu nennen. «Aber wir hatten deutlich mehr Zeit für die Familie als auch schon, insbesondere für die drei Kinder.» Es mache Spass, sagt Gaby Müller. «Die Büroarbeit macht mit dem neuen System mehr Freude. Ausserdem lerne ich gerne etwas Neues.»

Die Mitarbeitenden können viel selbständiger arbeiten. «Früher haben sie mich von unterwegs oft angerufen, zum Beispiel, wenn sie auf dem Feld waren und etwas nicht geklappt hat. Dann fragten sie nach der Telefonnummer des Landwirts. Heute haben sie all diese Information auf dem Tablet», verdeutlicht Franz Müller. Die Mitarbeitenden seien auch stolz, mit einem so innovativen System zu arbeiten. «Sie haben mitgedacht und Vorschläge eingebracht.»

«Wir haben ins Image unseres Betriebs investiert»

Für Müller lohnt sich das digitale Rapportierungssystem also. Geändert hat sich aber eigentlich nicht viel: «Wenn ich Aufträge aufnehme, habe ich heute das Tablet dabei. Früher ein Notizbuch», sagt Franz Müller. Gerade für einen kleineren Betrieb sieht Müller das Rapportierungssystem als Vorteil: «Ausstehende Rechnungen können gerade auf kleinen Betrieben die Liquidität gefährden. Wenn das Rechnungstellen schnell geht, passiert das weniger.»

Dazu komme, dass, wenn man selber auch viel unterwegs sei mit den Maschinen oder eine Familie habe, man umso weniger Zeit für die Büroarbeiten habe. Und das Image dürfe man nicht vergessen. Ein ordentliches Büro sei genauso wichtig wie die einheitliche Farbe der Maschinen oder die Arbeitskleidung mit Logo.

«Wenn Kunden anrufen und ich die Information sofort bereithabe, dann macht das einen viel besseren Eindruck als wenn ich sage, ich habe es irgendwo aufgeschrieben», erklärt Gaby Müller. Für Müllers ist das Fazit klar: «Man kann nur gewinnen.»

Katharina Scheuner

In der "grünen" Nr. 2 vom 28. Januar 2016 finden Sie weitere Artikel zum Thema: Ein Interview mit Viktor und Claudia Schmid von der Martha Software AG sowie Informationen mit zwei Expertinnen zum Thema "Umstieg auf das digitale Büro".

Ziel: Die Administration erleichtern

«Das muss doch einfacher gehen», dachte sich der Meisterlandwirt Viktor Schmid 1988 in seinem Sauenstall und entwarf einen elektronischen Sauenplaner.

1995 gründet er «Martha Software» und spezialisiert sich auf die mobile Datenerfassung. Einsatzgebiete
für das mobile Rapportieren sind beispielsweise die Landwirtschaft oder Handwerksbetriebe. «Die App kann alles rapportieren, was Kosten verursacht», erklärt Schmid, der die Firma in Gipf-Oberfrick zusammen mit seiner Frau Claudia Schmid führt. Acht Mitarbeitende sind mittlerweile angestellt.

Das Ziel von Martha Software ist, die Datenerfassung
so zu vernetzen, dass sie nur noch einmalig und digital nötig ist. Die Arbeit wurde sogar ausgezeichnet: Bei den «Best of Swiss Apps» erhielt Martha Software 2013 die Bronzemedaille in der Kategorie «Enterprise».

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