Checklisten entlasten die Chefin, damit sie nichts vergisst. Zudem können Mitarbeitenden später selber noch einmal alle Details nachlesen und können so mitdenken und Verantwortung übernehmen. Ideen für die Optimierung von Abläufen oder Ergänzung von fehlendem Material können direkt auf der Checkliste notiert werden und so beim nächsten Anlass einfliessen. Checklisten werden schematisch mit Text gestaltet.
Nachstehend vier Checklisten im Zusammenhang mit der Personalplanung:
Checkliste Personaleinsatz planen
- Ablauf im Vorfeld mit allen Details durchdenken
- Zeitplan erstellen
- Rolle und Aufgaben des Betriebsleiterpaars am Anlass definieren
- Personalbedarf für die verschiedenen Bereiche und Zeitfenster definieren
- Diese Arbeiten nicht vergessen: abräumen, abwaschen, Abfall wegräumen und Verantwortung sanitäre Anlagen
- Beachten: Welche Aufgaben können kombiniert werden?
- Beachten: Nicht alle müssen gleichzeitig beginnen oder Feierabend haben
- Springer einplanen für Materialnachschub, Unvorhergesehenes
- Ansprechperson pro Bereich bestimmen
- Verpflegungszeit, Pausen und Feierabend für Personal definieren
- Bei Schichtwechsel überlappend planen: 1. Schicht übergibt an 2. Schicht
Checkliste Personal anfragen
- Rechtzeitig anfragen, um verbindliche Antwort bitten
- Info: Beginn Einsatz (inkl. Einführung) und Ende
- Welche Aufgaben sind für die Person vorgesehen?
- Informationen zum Anlass und zur Bekleidung des Personals
- Informationen zur Entschädigung oder zu Anstellungsbedingungen bei regelmässigen Einsätzen
Checkliste Personalführung am Anlass
- Genug Vorlauf vor dem Anlass einplanen
- Begrüssung gestaffelt und nach Einsatzbereichen
- Material, Hilfsmittel und Checklisten sind vorbereitet
- Arbeitsbereich zeigen und Mitarbeitende instruieren
- Ansprechperson ernennen
- Startschuss und gutes Gelingen wünschen
- Nachfragen wie es läuft
- Feedback geben: Komplimente machen, Fehler ansprechen und korrigieren
Checkliste Personal verabschieden
- Sagen, wenn es Zeit für Feierabend ist
- Dank und echtes Lob für gute Arbeit aussprechen
- Klären, wie der Arbeitsbereich verlassen wird
- Klären, wer die Arbeitszeit festhält, wie die Bezahlung abläuft
- Anlass Revue passieren lassen: Die Ereignisse zusammen austauschen, verarbeiten; Rückmeldungen zum Anlass, zum Ablauf direkt einholen oder aufschreiben lassen
- Als Team den Feierabend zelebrieren, Erfolg feiern
- Mitarbeitende verabschieden
